Positionierung & Datenflüsse

Keine Rechtsberatung: Dieser Text ersetzt keine anwaltliche Beratung. Verträge, Auftragsverarbeitung, Art. 9 DSGVO und der konkrete Einsatz in Ihrer Praxis klären Sie mit Ihrer rechtsbezogenen Unterstützung und ggf. Ihrem Datenschutzteam. Ergänzend: Datenschutzerklärung, AGB.

Was AiVA ist

AiVA ist eine KI-gestützte Telefonassistenz für Ihre Praxis: Anruferinnen und Anrufer werden strukturiert durch das Gespräch geführt — z. B. bei Terminwünschen, Rezept- und Bestellanfragen sowie bei definierten Hinweisen bei Notfall-Signalen im Dialog. Die Sprachverarbeitung läuft über einen spezialisierten Dienst (Vapi); strukturierte Daten werden über ein AiVA-Backend an die von Ihnen gewählte Automation (Make.com) weitergegeben — typischerweise mit Anbindung an Google Kalender oder Google Sheets, je nach Ihrer Konfiguration.

Für Termine kann AiVA zusätzlich überlappende Zeiten innerhalb der AiVA-Verarbeitung prüfen und Buchungsanfragen idempotent entgegennehmen. Das ersetzt keinen vollständigen Abgleich mit allen anderen Buchungskanälen Ihrer Praxis ohne vereinbarte Kalenderanbindung.

Was AiVA nicht ist

Kein Praxisverwaltungssystem (PVS) und keine Patientenakte — AiVA erfasst und leitet strukturierte Anliegen weiter, ersetzt aber nicht Ihre klinische Dokumentation.
Keine ärztliche Entscheidung oder Triage — AiVA trifft keine medizinische Bewertung und ersetzt weder Leitstelle noch Fachpersonal.
Kein automatischer Notruf — Hinweise bei Notfällen sind dialoggesteuerte Texte nach Ihren vereinbarten Regeln; es erfolgt keine automatische Wählung der 112.
Keine Garantie „freier Termin“ oder „keine Doppelbuchung“ über alle Kanäle hinweg (Telefon, Portale, Sekretariat), solange kein gemeinsames Kalender- und Abgleichskonzept vereinbart ist.

Wesentlicher Datenfluss (typischer Pilot)

Überblick für Ihr Verständnis und Gespräche mit dem Datenschutz — Details und Verträge werden im Pilot individuell festgehalten:

Anruf / Demo im Browser: Sprache und Gesprächssteuerung über Vapi (verschlüsselte Verbindung; ggf. weitere von Vapi genutzte Infrastruktur nach deren Produktkonfiguration).
Strukturierte Daten: Nach erkanntem Gesprächsschritt sendet die Oberfläche die Daten an das AiVA-Backend (gesicherte Schnittstelle, z. B. für Kalender- oder Rezeptdaten).
Automation: Das Backend leitet die Daten an Make.com weiter — dort entscheidet Ihre Konfiguration über Kalender, Tabellen, E-Mail oder andere Schritte.
Ziel bei Ihnen: z. B. Google Kalender (Terminwünsche) oder Google Sheets (z. B. Rezeptzeilen in Tabellen) in Ihrem Workspace — Zugriffe und Aufbewahrung regeln Sie mit Ihren Verträgen und Einstellungen.

Website und Backend im Pilot typischerweise bei Hetzner (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland), Domain www.aiva-systemlösung.de. Welche Daten genau verarbeitet werden, hängt von Ihrer Konfiguration ab.

Beteiligte Dienstleister (Subprozessoren)

In einem Pilot sollten Sie — gemeinsam mit AiVA Systems und Ihrem Datenschutz — mindestens diese Stränge in Auftragsverarbeitung und Dokumentation berücksichtigen:

Vapi (Sprache, KI-Gespräch, Session-Metadaten)
Make.com (Automation zwischen AiVA und Ihren Zielsystemen)
Google Workspace oder andere von Ihnen gewählte Zielsysteme (Kalender, Tabellen …)
AiVA-Website & Backend (Hosting, technische Schnittstellen, ggf. lokale Termindaten in SQLite beim Kalenderpfad)

Regionen, AV-Verträge und Löschfristen sind pro Anbieter und Konfiguration zu prüfen — pauschale Aussagen wie „vollständig DSGVO-konform ohne weitere Vereinbarungen“ sind nicht sachgerecht.

Realistische Erwartungen

AiVA unterstützt unter anderem:

Strukturierte Erfassung von Terminwünschen und Verwaltungsanliegen am Telefon
Nachvollziehbare technische Datenpfade zu Ihrer Automation
Entlastung am Empfang bei hohem Anrufaufkommen — ohne Ersatz für geschultes Praxispersonal

Damit sollten wir nicht werben, ohne Abstimmung:

„Ersetzt Ihre MFA“ oder medizinische Triage
„Garantiert freie Termine“ oder „nie Doppelbuchung“ ohne Kalenderkonzept
„Vollständig DSGVO-konform“ ohne Ihre konkreten Verträge und Subprozessoren

Sprach-KI kann Informationen unvollständig oder falsch erfassen — menschliche Prüfung und klare Praxisregeln bleiben wichtig.

Vor dem Start in der Praxis

Leistungsumfang und Grenzen schriftlich klären (siehe auch AGB)
Welche Daten über welche Tools verarbeitet werden dürfen
AV-Verträge und Subprozessoren der beteiligten Anbieter
Informationsgrundlage / Einwilligung für Anruferinnen und Anrufer (insbesondere bei Gesundheitsbezug, Art. 9)
Ansprechpartner bei Störungen (Webhook, Automation, Telefonweg)

Fragen zum Pilot oder Systemcheck: Demo & Kontakt.